LA GESTIÓN DOCUMENTAL: UNA MIRADA A LOS CAMBIOS ORGANIZACIONALES EN LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA DEL ECUADOR

Resumen

 La gestión documental es estratégica para mejorar la eficiencia administrativa, la transparencia institucional y una gestión de información en el sector público. En Ecuador, su implementación está asociada a transformaciones organizacionales y procesos de modernización institucional para optimizar la administración pública. Dentro de este marco, el objetivo del estudio fue analizar la contribución de la gestión documental en las transformaciones organizacionales de la administración pública ecuatoriana, mediante una revisión sistemática de la literatura. Metodológicamente, el estudio se desarrolló siguiendo los lineamientos del protocolo PRISMA, a través de las fases de identificación , selección y análisis de investigaciones académicas indexadas en bases de datos regionales e internacionales. Los resultados muestran que la gestión documental aporta significativamente en la transparencia institucional, en la digitalización y la automatización de los procesos documentales, al favorecer la trazabilidad de las actuaciones administrativas, facilitar el acceso a la información y fortalecer la organización de los sistemas documentales. De igual manera se identifican desafíos vinculados a la implementación de este sistema, entre ellos la escasa capacitación del personal, la resistencia al cambio y las dificultades de incorporación tecnológica en los procedimientos administrativos. Se concluye que la gestión documental representa un factor clave para la modernización de la administración pública ecuatoriana, al favorecer a la eficiencia operativa, rendición de cuentas, y la mejora de la gestión institucional en las entidades públicas. 

ABSTRACT

Document management is strategic for improving administrative efficiency, institutional transparency, and information management in the public sector. In Ecuador, its implementation is associated with organizational transformations and institutional modernization processes to optimize public administration. Within this framework, the objective of the study was to analyze the contribution of document management to the organizational transformations of the Ecuadorian public administration, through a systematic review of the literature. Methodologically, the study was developed following the guidelines of the PRISMA protocol, through the phases of identification, selection and analysis of academic research indexed in regional and international databases. The results show that document management contributes significantly to institutional transparency, digitization and automation of document processes, by promoting traceability of administrative actions, facilitating access to information and strengthening the organization of document systems. Similarly, challenges related to the implementation of these systems are identified, including the lack of staff training, resistance to change, and difficulties in incorporating technology into administrative procedures. It is concluded that document management represents a key factor for the modernization of the Ecuadorian public administration, by promoting operational efficiency, accountability, and the improvement of institutional management in public entities.