ISSN 2953-6367  
http://revistainvestigo.com  
Marzo 2026  
Vol. 7 No ,19, PP. 438-458  
https://doi.org/10.56519/xaj30m33  
LA GESTIÓN DOCUMENTAL: UNA MIRADA A LOS CAMBIOS  
ORGANIZACIONALES EN LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA DEL  
ECUADOR  
DOCUMENT MANAGEMENT: A LOOK AT ORGANIZATIONAL  
CHANGES IN THE PUBLIC ADMINISTRATION OF ECUADOR  
Julio Abel Garcés Moreira1, Carlos Alberto López Hernández2, Juan Manuel Gómez Mieles3,  
Jorge Rodrigo Intriago Valarezo 4, Cesar Vicente Ayong Párraga5  
{julio.garces@utm.edu.ec1, Clopezhe1970@gmail.com2, manuel.gomez@utm.edu.ec3, jorge.intriago@utm.edu.ec4, ayongcesar7@gmail.com5}  
Fecha de recepción: 23/03/2026  
/ Fecha de aceptación: 28/03/2026  
/ Fecha de publicación: 31/03/2026  
RESUMEN: La gestión documental es estratégica para mejorar la eficiencia administrativa, la  
transparencia institucional y una gestión de información en el sector público. En Ecuador, su  
implementación está asociada a transformaciones organizacionales y procesos de  
modernización institucional para optimizar la administración pública. Dentro de este marco, el  
objetivo del estudio fue analizar la contribución de la gestión documental en las  
transformaciones organizacionales de la administración pública ecuatoriana, mediante una  
revisión sistemática de la literatura. Metodológicamente, el estudio se desarrolló siguiendo los  
lineamientos del protocolo PRISMA, a través de las fases de identificación, selección y análisis  
de investigaciones académicas indexadas en bases de datos regionales e internacionales. Los  
resultados muestran que la gestión documental aporta significativamente en la transparencia  
institucional, en la digitalización y la automatización de los procesos documentales, al favorecer  
la trazabilidad de las actuaciones administrativas, facilitar el acceso a la información y fortalecer  
la organización de los sistemas documentales. De igual manera se identifican desafíos  
vinculados a la implementación de este sistema, entre ellos la escasa capacitación del personal,  
la resistencia al cambio y las dificultades de incorporación tecnológica en los procedimientos  
administrativos. Se concluye que la gestión documental representa un factor clave para la  
modernización de la administración pública ecuatoriana, al favorecer a la eficiencia operativa,  
rendición de cuentas, y la mejora de la gestión institucional en las entidades públicas.  
Palabras clave: gestión documental, administración pública, transparencia, eficiencia operativa  
1Facultad de Ciencias Administrativas y Económicas-Universidad Técnica de Manabí-Ecuador, https://orcid.org/0000-0003-3514-  
3725; 0963129487  
2 Docente ocasional- Facultad de Derecha-Universidad UEES-Ecuador, https://orcid.org/0009-0001-6347-5885; 0990055379  
3Facultad de Ciencias Administrativas y Económicas-Universidad Técnica de Manabí-Ecuador, https://orcid.org/0000-0002-1700-  
0926; 0981164430  
4Facultad de Ciencias Administrativas y Económicas-Universidad Técnica de Manabí-Ecuador, https://orcid.org/0000-0002-6167-  
0564; 0988427878  
5Investigador Independiente https://orcid.org/0009-0009-6834-5359; 0960176531 Ecuador  
438  
Revista Científica Multidisciplinaria InvestiGo  
Riobamba – Ecuador  
Cel: +593 97 911 9620  
revisinvestigo@gmail.com  
LA GESTIÓN DOCUMENTAL: UNA MIRADA A LOS CAMBIOS ORGANIZACIONALES EN LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA DEL  
ECUADOR  
ABSTRACT: Document management is strategic for improving administrative efficiency,  
institutional transparency, and information management in the public sector. In Ecuador, its  
implementation is associated with organizational transformations and institutional  
modernization processes to optimize public administration. Within this framework, the  
objective of the study was to analyze the contribution of document management to the  
organizational transformations of the Ecuadorian public administration, through a systematic  
review of the literature. Methodologically, the study was developed following the guidelines of  
the PRISMA protocol, through the phases of identification, selection and analysis of academic  
research indexed in regional and international databases. The results show that document  
management contributes significantly to institutional transparency, digitization and  
automation of document processes, by promoting traceability of administrative actions,  
facilitating access to information and strengthening the organization of document systems.  
Similarly, challenges related to the implementation of these systems are identified, including  
the lack of staff training, resistance to change, and difficulties in incorporating technology into  
administrative procedures. It is concluded that document management represents a key factor  
for the modernization of the Ecuadorian public administration, by promoting operational  
efficiency, accountability, and the improvement of institutional management in public entities.  
Keywords: document management, public administration, transparency, operational efficiency  
INTRODUCCIÓN  
En el contexto contemporáneo la modernización del Estado, la gestión de la información y de los  
documentos administrativos es esencial, ya que facilita el funcionamiento efectivo de las entidades  
públicas, estos documentos, producidos por las entidades gubernamentales, constituyen registros  
oficiales de decisiones administrativas, de procesos institucionales y de la interacción entre el  
Estado y la ciudadanía. En este sentido, la organización correcta, conservación acceso a los  
documentos administrativos no solo garantiza que los procesos institucionales continúen, sino que  
también ayuda fortalecer el ejercicio del derecho de acceso a información pública, la rendición de  
cuentas y la transparencia.  
La creciente complejidad de los sistemas administrativos ha exigido nuevas estrategias para la  
gestión documental, mejorando así la administración de la información institucional.  
Históricamente la gestión de documentos en las instituciones públicas se ha llevado a cabo  
mediante sistemas basados en soportes físicos, lo que ha generado, en muchos casos, limitaciones  
relacionadas con la organización, recuperación y conservación de los datos administrativos. El  
desarrollo de tecnologías ha transformado la gestión de documentos institucionales en las  
administraciones públicas, dando lugar a nuevos modelos de gestión documental basados en  
sistemas electrónicos; la digitalización del sector público es uno de los procesos más visibles en las  
agendas de modernización administrativa a nivel mundial. La operatividad administrativa, la  
calidad de los servicios públicos y la transparencia institucional se han visto fortalecidas gracias a  
la aplicación de tecnologías digitales en los procesos gubernamentales. En esta línea la  
digitalización de los sistemas de información y la incorporación de herramientas tecnológicas  
439  
LA GESTIÓN DOCUMENTAL: UNA MIRADA A LOS CAMBIOS ORGANIZACIONALES EN LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA DEL  
ECUADOR  
orientadas a la gestión de documentos han contribuido a redefinir la forma en que las  
organizaciones públicas organizan y gestionan la información administrativa (1,2). Múltiples  
estudios han indicado que la transformación digital no debe ser observada únicamente como un  
proceso tecnológico, sino también como un fenómeno organizacional que implica modificaciones  
estructurales en la manera en que las instituciones públicas conducen sus procesos  
administrativos. En este escenario, la incorporación de tecnologías digitales en las organizaciones  
gubernamentales genera transformaciones que afectan las estructuras organizacionales, las  
dinámicas laborales y los mecanismos de toma de decisiones dentro de las instituciones públicas  
(3). Estas transformaciones requieren nuevas estrategias de gestión institucional que estén  
orientadas a integrar las tecnologías digitales en los procesos administrativos y a fortalecer las  
capacidades organizacionales necesarias para su implementación.  
La gestión documental es vital en la modernización institucional, ya que articula la creación,  
organización,  
almacenamiento  
y
recuperación  
de  
la  
información  
administrativa.  
La  
implementación de sistemas electrónicos optimiza la administración de documentos  
institucionales, mejora la trazabilidad de la información y facilita el acceso a los registros  
administrativos. En este sentido, la digitalización documental se posiciona como un componente  
fundamental dentro de las estrategias de transformación digital del sector público (4). La  
modernización de las instituciones gubernamentales y la gestión pública se han visto ampliamente  
influenciadas por la digitalización, tal como se evidencia los textos académicos recientes. Varios  
estudios han examinado la manera en que la inclusión de tecnologías digitales en el gobierno puede  
ayudar a aumentar la transparencia institucional, optimizar la eficacia administrativa y ampliar el  
acceso a los servicios públicos. En este contexto, el avance de plataformas de gobierno electrónico  
ha hecho posible que se expandan los métodos de interacción entre la ciudadanía y el Estado,  
fomentando así maneras innovadoras de participación ciudadana en la administración pública (5).  
El acceso a la información pública constituye uno de los pilares fundamentales de la gobernanza  
democrática. El acceso de los ciudadanos a la información de las instituciones públicas fortalece la  
rendición de cuentas en la administración pública y robustece el control social. Para asegurar la  
accesibilidad, la conservación y la disponibilidad de los datos administrativos, es crucial gestionar  
adecuadamente los documentos. Diversos estudios han señalado que la adecuada gestión de los  
documentos institucionales constituye un requisito fundamental para garantizar el ejercicio  
efectivo del derecho de acceso a la información pública (6). Por otra parte, la implementación de  
sistemas automatizados para la gestión documental ha generado nuevas oportunidades para  
mejorar la eficiencia en los procesos administrativos. La automatización de los procesos de  
generación, organización y almacenamiento de documentos permite optimizar la gestión de la  
información institucional y reducir los tiempos asociados a los procedimientos administrativos. Por  
lo tanto, el desarrollo de sistemas automatizados para la gestión documental se ha convertido en  
una estrategia importante para mejorar la eficiencia administrativa y fortalecer los métodos de  
control institucional en las entidades públicas (7). Además, el efecto de las tecnologías emergentes  
en la administración pública se ha convertido en un tema interés académico cada vez mayor en los  
últimos años.  
Las investigaciones más actuales han destacado que la incorporación de  
herramientas tecnológicas avanzadas puede contribuir a mejorar la eficiencia administrativa,  
optimizar los procesos de gestión de la información y fortalecer la capacidad de las instituciones  
440  
LA GESTIÓN DOCUMENTAL: UNA MIRADA A LOS CAMBIOS ORGANIZACIONALES EN LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA DEL  
ECUADOR  
públicas para atender las demandas ciudadanas. En esta perspectiva, varios estudios han revisado  
el potencial de las tecnologías digitales para mejorar la gestión pública y promover procesos de  
innovación institucional dentro de las organizaciones gubernamentales (8).  
La digitalización de los servicios públicos ha sido reconocida a escala global como una de las  
principales estrategias para modernizar la gestión gubernamental y mejorar la calidad de los  
servicios ofrecidos a los ciudadanos. La inclusión de tecnologías digitales en la administración  
pública, según estudios contemporáneos, facilita la optimización de los procedimientos  
administrativos, permite mejoras significativas en la eficiencia institucional y fortalece la  
gobernanza pública. Bajo este marco, la digitalización de los sistemas de información y la  
implementación de sistemas electrónicos de gestión documental constituyen elementos  
fundamentales dentro de las estrategias de modernización del sector público (9). Con todo, la  
implementación de sistemas de gestión documental digital también enfrenta diversos desafíos  
relacionados con la adaptación organizacional y la gestión del cambio institucional. La  
incorporación de nuevas tecnologías en las instituciones públicas requiere procesos de adaptación  
que involucran cambios en las estructuras organizacionales, en las prácticas administrativas y en  
las competencias del personal encargado de gestionar la información institucional. En muchos  
casos, la resistencia al cambio organizacional constituye uno de los principales obstáculos para la  
implementación efectiva de procesos de digitalización administrativa dentro de las instituciones  
públicas (10).  
Dadas las circunstancias en Ecuador los procesos de digitalización administrativa han avanzado de  
manera significativa en los últimos años, impulsados por iniciativas de gobierno digital orientadas  
a mejorar la eficiencia institucional y fortalecer la transparencia gubernamental. Diversos estudios  
han analizado el impacto de las tecnologías digitales en la modernización de la administración  
pública ecuatoriana, destacando que la adopción de herramientas tecnológicas puede contribuir a  
mejorar la eficiencia en la gestión pública y optimizar la prestación de servicios gubernamentales  
(11,12). A pesar de que la literatura científica revela una fragmentación significativa en el estudio  
de la relación entre los cambios organizativos y la gestión documental en el sector público, esta  
situación continua a pesar del aumento  
de investigaciones sobre la gestión pública y  
transformación digital; numerosos estudios se han centrado su enfoque en examinar particulares  
de la digitalización administrativa o en considerar el efecto de ciertas tecnologías sobre la  
administración  
pública; pero se observa que estos puntos de vista no están integrados  
adecuadamente en el análisis de los procedimientos organizativos relacionados con la puesta en  
marcha de sistemas para administrar documentos. La fragmentación del conocimiento científico  
dificulta la identificación de tendencias de investigativas, desafíos institucionales y posibilidades de  
mejora vinculadas con la gestión documental en las instituciones públicas. Específicamente, en el  
ámbito ecuatoriano todavía hay una escasa sistematización de la literatura científica que facilite un  
entendimiento integral del vínculo entre los procesos de transformación organizacional y la gestión  
documental. Ante este escenario, resulta relevante llevar a cabo investigaciones que permitan  
integrar los hallazgos existentes en la literatura científica y generar una visión más amplia sobre el  
impacto de la gestión documental en la modernización de las instituciones públicas; en esta línea ,  
la revisión sistemática de la literatura constituye una herramienta metodológica adecuada para  
441  
LA GESTIÓN DOCUMENTAL: UNA MIRADA A LOS CAMBIOS ORGANIZACIONALES EN LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA DEL  
ECUADOR  
identificar patrones investigativos, analizar tendencias académicas y sintetizar los principales  
resultados de estudios previos sobre un determinado fenómeno de investigación. La realización de  
una revisión sistemática permite organizar de manera rigurosa el conocimiento sobre la gestión  
documental en la administración pública, así como identificar los enfoques teóricos predominantes  
en la literatura científica y reconocer los principales desafíos asociados con la implementación de  
sistemas de gestión documental dentro de las organizaciones gubernamentales; este tipo de  
análisis contribuye a fortalecer la base empírica del conocimiento científico y, al mismo tiempo,  
orienta futuras investigaciones en el campo de la gestión pública y la transformación digital.  
El presente artículo tiene como propósito examinar la gestión documental y su relación con los  
cambios organizacionales en la administración pública del Ecuador a partir de una revisión  
sistemática de la literatura. Par ello, se busca identificar las principales tendencias de investigación,  
los desafíos derivados de la digitalización de los procesos administrativos y las oportunidades  
orientadas al fortalecimiento la eficiencia institucional y la transparencia en la gestión pública.  
MATERIALES Y MÉTODOS  
Para el desarrollo de este estudio se adoptó una revisión sistemática de la literatura, sustentada  
en los criterios o lineamientos del protocolo PRISMA, (Preferred Reporting Items for Systematic  
Reviews and Meta-Analyses). Este procedimiento metodológico permitió localizar, seleccionar y  
sintetizar investigaciones pertinentes sobre la gestión documental y su articulación con los  
procesos de transformación organizacional en la administración pública del Ecuador. A partir de  
ello, fue posible ordenar de manera rigurosa la evidencia científica existente e identificar  
tendencias investigativas, perspectivas teóricas dominantes y hallazgos significativos en torno al  
objeto de estudio.  
La recopilación de información se efectuó mediante una búsqueda bibliográfica en bases de datos  
académicas de reconocida relevancia en el ámbito de las ciencias sociales y la gestión pública, entre  
las que se consideraron Scopus, SciELO, Latindex, Redalyc y Google Scholar. La selección de estas  
fuentes respondió a su amplitud temática y a su contribución en la difusión de estudios vinculados  
con la gestión pública, la gestión documental, la digitalización de los procesos administrativos y la  
modernización institucional. En cuanto al criterio temporal, se incluyeron publicaciones  
correspondientes al periodo 2021–2025, con el fin de examinar contribuciones recientes que  
permitieran comprender la evolución de la gestión documental en el sector público.  
Para la recuperación de información se diseñó una estrategia de búsqueda basada en la  
combinación de palabras clave asociadas con el tema, entre ellas: gestión documental,  
administración pública, transformación organizacional, archivo administrativo, digitalización de  
procesos y modernización institucional.  
Estas palabras clave fueron articuladas mediante  
operadores booleanos (AND, OR) lo que facilitó maximizar el alcance de la búsqueda y al mismo  
tiempo refinar los resultados obtenidos. Entre las ecuaciones de búsqueda se plantearon las  
siguiente: “document management” AND “public administration”, “gestión documental” AND  
“administración pública”, y “organizational change” AND “Ecuador”, lo que permitió la  
442  
LA GESTIÓN DOCUMENTAL: UNA MIRADA A LOS CAMBIOS ORGANIZACIONALES EN LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA DEL  
ECUADOR  
localización de un conjunto inicial de publicaciones asociadas con la temática investigada tanto en  
español como en inglés. La selección de los estudios fue sometida a un proceso sistemático  
rigiéndose por las fases de identificación, cribado, elegibilidad e inclusión articulados con los  
lineamientos del protocolo PRISMA. En la fase de identificación se recuperaron un total de 73  
registros altamente destacados; en la fase de cribado se realizó la revisión de títulos y resúmenes  
de las publicaciones lo que permitió excluir 32 estudios que no cumplían con los criterios de  
inclusión.  
Las principales razones de exclusión fueron la falta de pertinencia temática, la inclusión de  
contextos distintos al sector público y la duplicidad conceptual de la información. Como resultado  
de esta dinámica se seleccionaron 41 documentos para su evaluación en texto completo. La fase  
de elegibilidad, se procedió al análisis detallado de los 41 textos completos con el objetivo de  
verificar su contribución efectiva al problema de investigación; en esta etapa, se excluyeron 15  
estudios debido a factores como la falta de acceso al documento completo, el insuficiente rigor  
metodológico, la limitada relación con la gestión documental en instituciones públicas o la escasa  
relevancia analítica en relación con los objetivos planteados en el estudio. En consecuencia, se  
incluyeron 26 investigaciones en el análisis, las cuales constituyeron el corpus definitivo de la  
revisión. De los estudios incluidos, 10 fueron seleccionados para su sistematización en una matriz  
de análisis, en función de su relevancia temática, nivel de aporte teórico y claridad en la exposición  
de resultados.  
Dicha matriz permitió organizar la información de manera estructurada, considerando variables  
como autor, año, contexto de estudio, aporte principal, hallazgos relevantes y relación con la  
gestión documental en el sector público. La construcción de esta tabla de síntesis facilitó la  
comparación entre investigaciones y la identificación de patrones comunes en la literatura  
analizada. El análisis de la información se realizó mediante un enfoque cualitativo de tipo temático,  
que permitió agrupar los hallazgos en categorías interpretativas. Este proceso implicó la lectura  
comprensiva de los estudios seleccionados, la codificación de los principales aportes y la posterior  
organización de los resultados en ejes analíticos.  
Como resultado de este procedimiento, se identificaron categorías vinculadas con la transparencia  
institucional, la digitalización y automatización de los procesos documentales, el impacto  
organizacional de las tecnologías de información y los desafíos en la implementación de sistemas  
de gestión documental en el sector público.  
443  
LA GESTIÓN DOCUMENTAL: UNA MIRADA A LOS CAMBIOS ORGANIZACIONALES EN LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA DEL  
ECUADOR  
Figura 1. Diagrama de flujo del proceso de selección sistematizada enfoque PRISMA.  
RESULTADOS  
A fin de reconocer las principales tendencias de investigación asociadas con la gestión  
documental en el ámbito público se efectuó una analítica de los estudios incluidos en la revisión  
sistemática ca. En La Tabla 1 se presenta una síntesis de los artículos analizados, tomando en  
cuenta la metodología utilizada presenta una síntesis de los artículos examinados, en la que se  
consideran el contexto de estudio, el tipo de investigación, la metodología aplicada, la categoría  
de análisis y los hallazgos más importantes.  
444  
LA GESTIÓN DOCUMENTAL: UNA MIRADA A LOS CAMBIOS ORGANIZACIONALES EN LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA DEL ECUADOR  
Tabla 1. Síntesis de los estudios analizados sobre gestión documental en la administración pública.  
Relación con la gestión  
documental pública  
Autor / estudio  
Año  
Contexto o ámbito  
Aporte principal  
Hallazgos relevantes  
Aporta una visión  
estratégica sobre cómo  
la gestión documental  
acompaña la  
Delgado Carreño BC.  
Gestión documental y  
transformación digital: retos y  
oportunidades en el sector  
administrativo público.  
Identifica retos operativos  
e institucionales y  
oportunidades de mejora  
asociadas a la digitalización  
documental.  
Examina la relación entre  
gestión documental y  
transformación digital en  
entidades públicas.  
Sector  
administrativo  
público  
2023  
modernización  
administrativa.  
Sugiere que el  
fortalecimiento de  
competencias tecnológicas  
mejora el manejo, acceso y  
organización de  
Fernández J, Pérez A.  
Capacitación en herramientas  
digitales para la mejora de la gestión  
documental en organizaciones  
ecuatorianas.  
Vincula la gestión  
documental con el  
desarrollo de  
capacidades del  
personal.  
Analiza la formación en  
herramientas digitales  
como soporte para la  
gestión documental.  
Organizaciones  
ecuatorianas  
2023  
2024  
documentos.  
Fernández R, García S, López M.  
Implicaciones sociales y  
organizacionales de la transición  
hacia sistemas automatizados de  
gestión documental en el sector  
público ecuatoriano.  
Aborda los efectos  
sociales y  
organizacionales de la  
automatización  
documental.  
Resalta que la transición  
tecnológica implica ajustes  
institucionales, nuevas  
dinámicas de trabajo y  
gestión del cambio.  
Conecta la gestión  
documental con  
transformaciones  
organizacionales en el  
ámbito público.  
Sector público  
ecuatoriano  
445  
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Relación con la gestión  
documental pública  
Autor / estudio  
Año  
Contexto o ámbito  
Aporte principal  
Hallazgos relevantes  
Evidencia que la  
adopción de  
herramientas  
Evidencia que la adopción  
de herramientas  
Daulay A, Patwal A, Wahyudi B,  
Ritonga P, Nasution S, Harahap A.  
Eficiencia de los procesos  
administrativos mediante la  
implementación de tecnología  
digital en servicios públicos de  
calidad en la regencia de  
Analiza la  
tecnológicas permite  
optimizar los  
implementación de  
tecnología digital como  
estrategia para mejorar  
la eficiencia de los  
procesos administrativos  
en servicios públicos.  
tecnológicas permite  
optimizar los  
procedimientos  
sector público /  
administración local  
procedimientos  
2025  
administrativos, mejorar la  
calidad del servicio y  
aumentar la eficiencia  
operativa en la gestión  
pública.  
administrativos, mejorar  
la calidad del servicio y  
aumentar la eficiencia  
operativa en la gestión  
pública.  
Labuhanbatu.  
Establece lineamientos  
técnicos para la gestión  
documental y  
archivística en entidades  
públicas.  
Define criterios,  
procedimientos y  
responsabilidades para  
organizar, custodiar y  
administrar documentos.  
Constituye un referente  
normativo directo para  
la gestión documental  
pública en Ecuador.  
Gobierno del Ecuador. Norma  
técnica de gestión documental y  
archivo.  
Marco normativo  
ecuatoriano  
2021  
Evidencia que las nuevas  
normativas archivísticas  
promueven una gestión  
documental más  
estructurada, basada en  
principios de  
transparencia, acceso a la  
información, rendición de  
cuentas y modernización  
de los sistemas  
Evidencia que las nuevas  
normativas archivísticas  
promueven una gestión  
documental más  
estructurada, basada en  
principios de  
transparencia, acceso a  
la información, rendición  
de cuentas y  
modernización de los  
sistemas archivísticos.  
Analiza la evolución  
hacia una segunda  
generación de leyes  
archivísticas en México,  
destacando cambios en  
el enfoque normativo  
orientados a la gestión  
integral de documentos  
y fortalecimiento  
Marco normativo  
archivístico en  
México (sector  
público / legislación  
archivística)  
Espinoza A, Aceves M, Bernal F. La  
segunda generación de leyes  
archivísticas en México.  
2021  
institucional.  
archivísticos.  
446  
LA GESTIÓN DOCUMENTAL: UNA MIRADA A LOS CAMBIOS ORGANIZACIONALES EN LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA DEL ECUADOR  
Relación con la gestión  
documental pública  
Autor / estudio  
Año  
Contexto o ámbito  
Aporte principal  
Hallazgos relevantes  
López M, García R. La digitalización  
como estrategia para la mejora de la  
gestión documental en  
organizaciones públicas y privadas  
en Ecuador.  
Refuerza el valor de la  
digitalización  
documental como  
herramienta de  
modernización.  
Presenta la digitalización  
como estrategia de  
fortalecimiento de la  
gestión documental.  
Señala mejoras en  
organización, recuperación  
y tratamiento de la  
Organizaciones  
públicas y privadas  
en Ecuador  
2022  
información institucional.  
Sugiere que la  
digitalización modifica la  
creación, gestión,  
conservación y disposición  
de los documentos  
públicos.  
Martínez C, Rodríguez P.  
Transformación digital y su impacto  
en el ciclo de vida de los  
Examina el impacto de la  
transformación digital en  
las fases del ciclo de vida  
documental.  
Aporta una lectura del  
ciclo documental desde  
la perspectiva de la  
Documentos  
públicos  
2021  
documentos públicos.  
transformación digital.  
Establece principios,  
estructura y  
responsabilidades para la  
protección y  
administración de la  
documentación pública.  
Fundamenta legalmente  
la gestión documental y  
archivística en el sector  
público.  
Ministerio de Defensa Nacional del  
Ecuador. Ley del sistema nacional de  
archivos.  
Proporciona la base  
jurídica del sistema  
nacional de archivos.  
Marco legal  
ecuatoriano  
2021  
2024  
Analiza la gestión  
electrónica de  
documentos como eje  
de digitalización  
administrativa  
Analiza la gestión  
electrónica de documentos  
como eje de digitalización  
administrativa  
Mejora eficiencia,  
organización de  
información y agilidad de  
procesos administrativos  
Herasymiuk L, Olkhova-Marchuk N.  
Gestión electrónica de documentos y  
digitalización del autogobierno local  
Gobierno local /  
digitalización  
pública  
Fuente: Elaboración propia a partir de la revisión sistemática de la literatura.  
Nota. La tabla sintetiza los estudios incorporados al corpus de análisis de la revisión y que, aunque fueron considerados en la lectura e interpretación de los hallazgos,  
no fueron desarrollados narrativamente en el texto principal.  
447  
LA GESTIÓN DOCUMENTAL: UNA MIRADA A LOS CAMBIOS ORGANIZACIONALES EN LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA DEL  
ECUADOR  
De acuerdo con el examen de los estudios seleccionados, la gestión documental se configura  
como un elemento estratégico para optimizar de la eficiencia administrativa, fortalecer la  
transparencia institucional y promover la modernización de la de gestión en la administración  
pública ecuatoriana. En esta línea, la literatura revisada sostiene que la incorporación de  
tecnologías digitales, la automatización de los flujos documentales y la adopción de sistemas  
electrónicos de gestión documental han redefinido las formas mediante las cuales las  
instituciones públicas organizan, almacenan y gestionan la información administrativa. A partir  
de la revisión de la literaria, se identificaron cuatro categorías principales de resultados  
relacionadas con la gestión documental en el sector público: (1) gestión documental y  
transparencia institucional, (2) digitalización y automatización de los procesos documentales, (3)  
impacto organizacional de las tecnologías de la información en la gestión documental y (4)  
desafíos en la implementación de sistemas de gestión documental en las instituciones públicas.  
Varias investigaciones destacan que una gestión documental pertinente fortalece mecanismos de  
control y transparencia en las instituciones públicas. La organización, preservación y acceso  
oportuno a documentos administrativos favorecen la fiscalización y garantizan información  
confiable para la toma de decisiones. Algunos autores, demuestran que la minería de datos y el  
procesamiento del lenguaje natural aplicados al análisis documental permiten detectar  
irregularidades en procesos de contratación pública estatal; los estudios analizados indican que  
la automatización del análisis documental permite identificar patrones anómalos y posibles  
prácticas fraudulentas con mayor precisión que los métodos tradicionales, fortaleciendo los  
mecanismos de control interno en las entidades públicas (13). Igualmente, se menciona que la  
gestión documental debe concebirse como un sistema integral orientado a garantizar la  
autenticidad, fiabilidad y preservación de los documentos administrativos, en este sentido los  
documentos institucionales no solo cumplen funciones operativas, sino que también son  
evidencia legal y administrativa que respalda la transparencia gubernamental y la rendición de  
cuentas; la literatura coincide en que una gestión documental eficiente contribuye a fortalecer la  
transparencia institucional y a mejorar la confianza ciudadana en la gestión pública.  
La literatura revisada evidencia una creciente incorporación de tecnologías digitales en la gestión  
documental del sector público. La transición de archivos tradicionales a sistemas automatizados  
ha mejorado la organización, clasificación y recuperación de documentos. Los algoritmos para  
analizar datos oficiales fortalecen la eficiencia administrativa y la integridad informativa (13).  
De manera parecida, la aplicación de sistemas electrónicos de gestión documental incrementa la  
eficiencia operativa y simplifica la consulta de información pública, lo que favorece la mejorar de  
la interacción entre las instituciones gubernamentales y los ciudadanos. En el contexto de  
Ecuador la automatización de los procesos documentales en las entidades públicas puede apotra  
a reducir los costos relacionados con la administración de archivos (18). Aunque estos avances  
también enfrentan a obstáculos vinculados con la resistencia al cambio organizativo y la limitada  
capacitación del personal administrativo. Por otra parte, las tecnologías emergentes como el  
aprendizaje automático y la inteligencia artificial se utilizan para optimizar los procedimientos de  
clasificación y archivado de documentos administrativos (19). Sin embargo, estos avances  
448  
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ECUADOR  
también generan nuevos desafíos relacionados con la seguridad de la información, la protección  
de datos y la privacidad de los documentos institucionales. En términos generales, los estudios  
analizados coinciden en que la automatización y digitalización de los procesos documentales son  
estrategias esenciales para mejorar el manejo de la información en las instituciones públicas e  
incrementar la eficiencia administrativa.  
La incorporación de Tecnologías de la Información y la Comunicación (TIC) en la gestión  
documental ha generado importantes transformaciones en la dinámica organizacional de las  
instituciones públicas. Múltiples estudios señalan que la digitalización de los procesos  
administrativos ha permitido mejorar la eficiencia institucional, optimizar el acceso a la  
información y fortalecer la coordinación entre diferentes entidades gubernamentales.  
La adopción de tecnologías digitales en la administración pública contribuye modernizar las  
estructuras organizativas y a responder de manera más eficiente a las demandas ciudadanas.  
(15) indica, en esta misma línea, que la digitalización de documentos acorta considerablemente  
el tiempo requerido para la búsqueda, clasificación y recuperación de archivos administrativos,  
lo que permite agilizar los procesos administrativos dentro de las instituciones públicas.  
Paralelamente, (16) también identifican que existen diversas barreras a nivel organizativo que  
influyen en la implementación de sistemas digitales de gestión documental. Algunos de estos  
obstáculos son las limitaciones en la infraestructura digital de ciertas instituciones públicas, la  
falta de capacitación en herramientas tecnológicas y la resistencia al cambio por parte del  
personal; asimismo, la investigación muestra que el impacto de las tecnologías digitales en la  
administración documental cambia según el grado de desarrollo tecnológico de cada país (14).  
Los sistemas de gestión documental han evidenciado avances notables en la eficiencia y precisión  
de los procedimientos administrativos en situaciones donde hay una infraestructura tecnológica  
sólida y políticas públicas enfocadas a la digitalización administrativa. Diversos investigadores  
coinciden en que la integración de tecnologías digitales en el manejo documental es una  
oportunidad estratégica para modernizar la administración pública y mejorar los servicios que se  
brindan a la ciudadanía (14).  
A pesar de los beneficios asociados a la digitalización y automatización de los procesos  
documentales, la literatura revisada también identifica diversos desafíos que dificultan la  
implementación efectiva de sistemas de gestión documental en las instituciones públicas. Uno de  
los principales obstáculos identificados se relaciona con la limitada infraestructura tecnológica  
disponible en algunas entidades gubernamentales, lo que complica la adopción de plataformas  
digitales para la gestión documental. Además, varios estudios destacan que la falta de  
capacitación del personal administrativo en el uso y manejo de herramientas tecnológicas  
constituye uno de los principales factores que imposibilitan aprovechar plenamente los sistemas  
digitales para la gestión documentos (14,16). Siguiendo esta misma línea, se sostienen que, para  
asegurar el éxito de los procesos de digitalización documental, es vital el desarrollo de  
competencias digitales en el personal administrativo (17). Estos autores afirman que, para  
incrementar las habilidades del personal responsable de administrar documentos, los programas  
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LA GESTIÓN DOCUMENTAL: UNA MIRADA A LOS CAMBIOS ORGANIZACIONALES EN LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA DEL  
ECUADOR  
de formación tecnológica deben integrarse dentro de las políticas institucionales de  
modernización administrativa.  
También a pesar de las grandes oportunidades tecnológicas como la inteligencia artificial ofrecen  
para optimizar la gestión documental, su uso en el sector público enfrenta limitaciones asociadas  
con la resistencia al cambio organizacional y la necesidad de desarrollar nuevas competencias  
profesionales en el personal administrativo (20). La falta de coordinación entre instituciones, la  
insuficiencia de recursos financieros y el requerimiento de actualizar los procesos administrativos  
para ajustarlos a contextos digitales son otros aspectos señalados múltiples investigaciones  
(21,22). En conjunto, los resultados obtenidos permiten afirmar que la implementación exitosa  
de sistemas de gestión documental demanda una perspectiva integral, en la que converjan la  
modernización de los procedimientos administrativos, el fortalecimiento de las capacidades del  
talento humano y la incorporación efectiva de tecnologías digitales en las instituciones públicas.  
Desde una visión global, los estudios revisados coinciden en señalar que la gestión documental  
ocupa un lugar estratégico en los procesos de modernización de la administración pública. La  
eficiencia administrativa ha mejorado, la transparencia de las instituciones se ha fortalecido y el  
acceso de los ciudadanos a la información pública se ha facilitado gracias a la digitalización de los  
documentos, el establecimiento de sistemas electrónicos para gestionar documentos y la  
incorporación de tecnologías emergentes. Por el contrario, la literatura también indica que la  
adopción efectiva de estas tecnologías depende de varios factores organizacionales, como la  
capacitación personal administrativo, la disponibilidad de infraestructura tecnológica y la  
capacidad de las instituciones para gestionar procesos de transformación en su estructura. Así  
pues, la gestión documental debe ser entendida no únicamente como un procedimiento técnico  
para administrar documentos, sino también como un elemento estratégico para la modernización  
del sector público y el cambio organizacional.  
Figura 2. Gráfico de tendencias identificadas en la gestión documental en la administración pública.  
450  
LA GESTIÓN DOCUMENTAL: UNA MIRADA A LOS CAMBIOS ORGANIZACIONALES EN LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA DEL  
ECUADOR  
DISCUSIÓN  
Los resultados de esta revisión sistemática evidencian que la gestión documental constituye un  
componente estratégico dentro de los procesos de modernización de la administración pública,  
especialmente en contextos donde la digitalización de los servicios gubernamentales se ha  
consolidado como una prioridad institucional. La literatura analizada muestra que la  
implementación de sistemas digitales de gestión documental contribuye a mejorar la eficiencia  
administrativa, fortalecer la transparencia institucional y facilitar el acceso a la información  
pública. En este sentido, desde esta óptica se señala que el fortalecimiento de estos sistemas  
depende no solo de la incorporación de herramientas tecnológicas, sino también de su  
articulación con estrategias organizacionales orientadas a optimizar la gestión de la información  
institucional (22).  
En concordancia con estos planteamientos, la digitalización de los procesos documentales  
permite optimizar significativamente los procedimientos administrativos en las instituciones  
públicas. La automatización de la gestión documental favorece una organización más eficiente de  
los archivos institucionales, mejora la trazabilidad de la información y reduce los tiempos  
asociados a la búsqueda y recuperación de documentos. Estos resultados coinciden con lo  
referenciado en otros estudios en lo que se destaca que la digitalización de los sistemas  
documentales representa una oportunidad estratégica para fortalecer la eficiencia administrativa  
y mejorar los procesos de gobernanza (27). Los hallazgos son coherentes con investigaciones  
internacionales que exponen que los sistemas de gestión documental electrónicos mejoran la  
eficiencia de las instituciones y la prestación de servicios públicos digitales (36).  
Aun así, los autores advierten que su implementación puede enfrentar desafíos relacionados con  
la interoperabilidad tecnológica, la infraestructura digital disponible y las capacidades  
institucionales para gestionar procesos de transformación tecnológica. Estos desafíos han sido  
exhaustivamente documentados en investigaciones internacionales, donde se identifica que la  
resistencia al cambio organizacional, las limitaciones tecnológicas y la falta de capacitación  
constituyen barreras recurrentes en la digitalización del sector público (33,36). Desde una  
perspectiva organizacional los resultados también muestran que la adopción de sistemas de  
gestión documental digital implica transformaciones estructurales dentro de las instituciones  
públicas. La digitalización de los procesos administrativos exige ajustes en los procedimientos  
institucionales, en la estructura organizativa y en las responsabilidades asociadas a la gestión de  
la información; estos hechos encontrados concuerdan con lo señalado en (23), donde se  
argumenta que la reorganización de los procesos documentales constituye un factor clave para  
garantizar una administración eficiente de los documentos institucionales.  
Con todo, la presente revisión sugiere que dichas transformaciones se vinculan también con  
procesos más amplios de modernización administrativa y transformación digital del sector  
público. Las evidencias resaltan la importancia del desarrollo de competencias digitales dentro de  
las organizaciones públicas. La literatura revisada indica que la implementación efectiva de  
sistemas digitales de gestión documental depende en gran medida de las capacidades técnicas  
451  
LA GESTIÓN DOCUMENTAL: UNA MIRADA A LOS CAMBIOS ORGANIZACIONALES EN LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA DEL  
ECUADOR  
del personal responsable de administrar la información institucional. En este ámbito, se expresa  
que la formación en competencias digitales constituye un factor estratégico para fortalecer la  
gestión pública, ya que permite a los funcionarios adaptarse a los procesos de transformación  
digital y utilizar de manera eficiente las herramientas tecnológicas disponibles (17). En coherencia  
con estos planteamientos, los resultados evidencian que la capacitación del personal  
administrativo representa una condición esencial para garantizar el adecuado funcionamiento de  
los sistemas de gestión documental digital. Este descubrimiento es consistente con estudios de  
alcance global que indican que el progreso de habilidades digitales es una condición esencial para  
implementar eficazmente tecnologías en la gestión pública (28,29,33).  
Desde una perspectiva conceptual, los resultados también confirman que la gestión documental  
debe comprenderse como un sistema integral que articula dimensiones técnicas,  
organizacionales y normativas vinculadas con la administración de la información institucional.  
En el ámbito de la administración pública, la gestión documental trasciende el almacenamiento  
de documentos y se configura como un proceso estratégico orientado a garantizar la  
organización, preservación y disponibilidad de la información pública (24). El análisis de la  
literatura destaca la relevancia del ciclo de vida del documento como un elemento central en los  
sistemas de gestión documental. La adecuada administración de los documentos desde su  
creación hasta su disposición final contribuye a fortalecer la organización de los archivos  
institucionales y a optimizar los procesos de recuperación de información en las entidades  
públicas. Al respecto, se indica que las estrategias basadas en el ciclo de vida documental  
permiten fortalecer la gestión archivística y garantizar la preservación adecuada de la información  
pública (25). Este enfoque también cuenta con el apoyo de estudios nacional e internacionales  
que destacan el ciclo de vida documental como un componente crucial para la sostenibilidad de  
los sistemas de gestión documental en el sector público (31,32,35,36).  
En el escenario ecuatoriano, los resultados de la revisión evidencian que la digitalización de la  
gestión documental representa una oportunidad relevante para mejorar la eficiencia  
administrativa de las instituciones públicas. A pesar de eso, también se identifican desafíos  
asociados a su implementación. Se puntualiza que las organizaciones públicas ecuatorianas  
enfrentan limitaciones relacionadas con la infraestructura tecnológica disponible, la escasa  
integración de los sistemas de información y la insuficiente capacitación del personal en  
herramientas digitales, factores que influyen en los distintos niveles de adopción de sistemas  
digitales de gestión documental (21). Estas dificultades no son propias del entorno ecuatoriano,  
pues investigaciones globales muestran que la resistencia al cambio organizacional, la limitada  
integración de sistemas y las carencias en habilidades digitales son problemáticas recurrentes en  
varios países (33,36). Aun así, en Ecuador estas condiciones se ven acentuadas por las  
circunstancias estructurales específicas del contexto institucional, lo que evidencia una menor  
madurez digital en comparación con otros contextos internacionales.  
A diferencia de ello, la evidencia internacional muestra que la transformación digital del sector  
público ha impulsado el desarrollo de aplicaciones tecnológicas orientadas a optimizar la gestión  
de la información administrativa. Bajo este punto de vista, se sostiene que las herramientas de  
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LA GESTIÓN DOCUMENTAL: UNA MIRADA A LOS CAMBIOS ORGANIZACIONALES EN LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA DEL  
ECUADOR  
gestión documental digital contribuyen significativamente a mejorar la eficiencia administrativa  
y la calidad de los servicios gubernamentales (36). Sin embargo, estos procesos también  
enfrentan retos similares a los identificados en el contexto ecuatoriano, como la resistencia al  
cambio organizativo, las restricciones en infraestructura tecnológica y la falta de capacitación del  
personal (30,33,36). En esta línea, los descubrimientos de este estudio muestran que los retos  
observados en Ecuador no son un fenómeno aislado, sino que son parte de una problemática a  
nivel mundial.  
Desde una perspectiva práctica y de política pública, los hallazgos sugieren que la implementación  
de estrategias de gestión documental digital puede contribuir al fortalecimiento de los sistemas  
de gobierno electrónico. La digitalización de los documentos administrativos favorece la  
transparencia institucional, amplía el acceso a la información pública y optimiza la prestación de  
los servicios gubernamentales. En este sentido, la gestión documental digital se posiciona como  
una herramienta estratégica para impulsar procesos de innovación institucional y modernización  
del Estado. Es importante reconocer algunas limitaciones del presente estudio. La revisión  
sistemática se basó en investigaciones publicadas en determinadas bases de datos académicas,  
lo que podría haber excluido estudios relevantes disponibles en otros repositorios o en literatura  
gris. Asimismo, la concentración de algunos estudios en contextos geográficos específicos y la  
diversidad metodológica de las investigaciones analizadas pueden influir en la generalización e  
interpretación de los resultados. Además, investigaciones a nivel mundial señalan que la  
implementación de sistemas de gestión documental digital colabora al fortalecimiento del  
gobierno electrónico y a la mejora de la comunicación entre el Estado y la ciudadanía (27).  
En consecuencia, estas limitaciones evidencian la necesidad de desarrollar futuras investigaciones  
que profundicen en el análisis de la gestión documental en distintos contextos institucionales. En  
particular, sería pertinente promover estudios comparativos entre países o niveles de gobierno  
que permitan identificar los factores institucionales que influyen en la adopción de tecnologías  
digitales en la administración pública. Asimismo, futuras investigaciones podrían explorar el  
potencial de tecnologías emergentes, como la inteligencia artificial y el análisis de datos, para  
fortalecer la automatización y la optimización de los procesos de gestión documental en las  
organizaciones públicas. En resumen, los resultados de esta investigación evidencian que la  
gestión documental constituye un elemento estratégico dentro de los procesos de  
transformación digital de la administración pública. La digitalización de los sistemas  
documentales ofrece importantes oportunidades para mejorar la eficiencia administrativa,  
fortalecer la transparencia institucional y optimizar la prestación de los servicios públicos  
(14,22,34,36).  
Pero, su implementación efectiva requiere un enfoque integral que combine el desarrollo  
tecnológico con el fortalecimiento de las capacidades organizacionales y la capacitación del  
personal encargado de gestionar la información institucional; en este sentido, los resultados  
analizados evidencian que la gestión documental se configura como un componente estratégico  
dentro de los procesos de transformación digital de la administración pública. La literatura  
revisada coincide en que la digitalización de los sistemas documentales contribuye a mejorar la  
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LA GESTIÓN DOCUMENTAL: UNA MIRADA A LOS CAMBIOS ORGANIZACIONALES EN LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA DEL  
ECUADOR  
eficiencia administrativa, fortalecer la transparencia institucional y optimizar el acceso a la  
información pública (14,22). Con todo, los descubrimientos también indican que la  
implementación efectiva de estos sistemas requiere la articulación entre infraestructura  
tecnológica, rediseño organizacional y desarrollo de competencias digitales en el personal  
responsable de la gestión de la información (17,23). Desde esta perspectiva, la gestión  
documental digital no solo representa una herramienta tecnológica, sino también un proceso de  
transformación institucional que exige enfoques integrales de modernización administrativa.  
Estos resultados aportan evidencia relevante para comprender el papel de la gestión documental  
en los procesos de innovación del sector público y sientan las bases para orientar políticas y  
estrategias destinadas a fortalecer la gestión de la información en el contexto de la  
transformación digital del Estado. Desde un enfoque comparativo, estos descubrimientos  
muestran la necesidad de implementar métodos integrales que tengan en cuenta las  
características del contexto ecuatoriano y las tendencias a nivel internacional (30,33,36).  
CONCLUSIONES  
La presente revisión sistemática examina cómo se maneja la gestión documental en las  
transformaciones organizacionales de la administración pública en Ecuador, se reafirma su  
relevancia como un componente estratégico para fortalecer la eficiencia administrativa, la  
transparencia institucional y la modernización del sector público. Los resultados evidencian que  
la gestión documental no se limita a una función operativa, sino que desempeña un rol clave en  
la optimización de los procesos institucionales y en la mejora de la calidad de los servicios  
públicos.  
En función a los descubrimientos, se concluye que la adopción de tecnologías digitales, la  
automatización de las tareas documentales y el uso de sistemas electrónicos de gestión  
documental han transformado significativamente la forma en que las entidades públicas manejan  
la información. Estas transformaciones contribuyen a mejorar la trazabilidad documental, agilizar  
el acceso a la información y reforzar los procesos de toma de decisiones en el ámbito  
gubernamental.  
El estudio efectuado también evidencia que la implementación efectiva de estos sistemas se topa  
con importantes desafíos como son la falta de infraestructura tecnológica y la resistencia al  
cambio organizativo. Estos elementos condicionan el nivel de adopción de las tecnologías  
digitales y reflejan la importancia de encarar la transformación digital desde una visión integral.  
Desde estos resultados, se infiere que la gestión documental funciona como un eje articulador  
entre los procesos de transformación organizacional en el sector público, ya que integra aspectos  
normativos, tecnológicos y organizacionales. No solo es necesaria la incorporación de  
herramientas digitales para su fortalecimiento, sino que también se requiere que las instituciones  
desarrollen sus capacidades, fortalezcan el talento humano mediante procesos de capacitación y  
establezcan políticas orientadas a una gestión eficiente de la información.  
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LA GESTIÓN DOCUMENTAL: UNA MIRADA A LOS CAMBIOS ORGANIZACIONALES EN LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA DEL  
ECUADOR  
Finalmente, se destaca que la modernización de la gestión documental debe ser vista como un  
proceso estratégico de largo plazo que busca fortalecer sistemas de información eficaces,  
accesibles y transparentes. En este contexto, las investigaciones futuras podrían enfocarse en el  
efecto que tienen las tecnologías emergentes sobre la gestión de documentos del sector público  
y en estudios comparativos entre diversos contextos institucionales.  
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