Agosto 2024
ISSN 2953-6367 Vol. 5, No.11, PP.19-28
http://revistainvestigo.com https://doi.org/10.56519/p7vhja57
Revista Científica Multidisciplinaria InvestiGo
Riobamba – Ecuador
Cel: +593 97 911 9620
revisinvestigo@gmail.com 19
ESTRATEGIAS ORGANIZACIONALES: EL IMPACTO DE LOS
MANUALES ADMINISTRATIVOS EN LA MEJORA EMPRESARIAL
ORGANIZATIONAL STRATEGIES: THE IMPACT OF
ADMINISTRATIVE MANUALS ON BUSINESS IMPROVEMENT
Pablo Gilberto Herrera Soria
1
, Nelson Humberto Luna Suarez
2
, Marco Cristóbal Yaulema
Rodríguez
3
{pablo.herrera0259@utc.edu.ec
1
, nlunas@unemi.edu.ec
2
, ab.marcoyaulemar@hotmail.com
3
}
Fecha de recepción: 3 de julio de 2024 / Fecha de aceptación: 22 de julio de 2024 / Fecha de publicación: 26 de agosto de 2024
RESUMEN: El presente documento destaca la importancia fundamental de los manuales
administrativos como herramientas esenciales para mejorar la gestión empresarial en un
entorno cada vez más competitivo y globalizado, estos manuales aseguran la consistencia en la
toma de decisiones, facilitando la capacidad del personal y mejorando la comunicación entre
departamentos. En un entorno empresarial moderno, donde la operatividad y la excelencia son
cruciales, estos manuales estandarizan procesos, promueven la consistencia operativa y
optimizan la asignación de recursos. El estudio tiene como objetivo mostrar como la
implementación efectiva de estos manuales pueden mejorar la eficiencia operativa, la
comunicación y reducir errores. Para el desarrollo de este estudio se realizó una revisión
exhaustiva de la literatura y el análisis de casos prácticos recientes, evidenciando la
implementación de manuales, y el aumento en la productividad, calidad y la satisfacción
personal promoviendo la innovación constante. En conclusión, los manuales administrativos
son herramientas valiosas que contribuyen a la eficiencia y eficacia operativa, pero deben
adaptarse a las necesidades específicas de cada organización para maximizar su potencial como
herramientas estratégicas a largo plazo, por lo tanto, la inversión en el desarrollo y
mantenimiento en manuales administrativos bien diseñados es una necesidad para cualquier
organización que aspire alcanzar y mantener la excelencia operativa.
Palabras clave: Eficiencia, normas procedimientos, actividades, beneficios, diagrama de flujo,
empresa
ABSTRACT: This document highlights the fundamental importance of administrative manuals
as essential tools to improve business management in an increasingly competitive and
globalized environment. These manuals ensure consistency in decision making, facilitating the
capacity of staff and improving communication between departments. In a modern business
environment, where operability and excellence are crucial, these manuals standardize
1
Universidad Técnica de Cotopaxi, https://orcid.org/0000-0002-9492-3257
2
Universidad Estatal de Milagro, Master en Gestión de Proyectos, https://orcid.org/0000-0002-8839-028X
3
Investigador independiente, https://orcid.org/0009-0000-4998-1418
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processes, promote operational consistency and optimize resource allocation. The study aims
to show how the effective implementation of these manuals can improve operational
efficiency, communication and reduce errors. For the development of this study, an exhaustive
review of the literature and the analysis of recent practical cases was carried out, evidencing
the implementation of manuals, and the increase in productivity, quality and personal
satisfaction, promoting constant innovation. In conclusion, administrative manuals are
valuable tools that contribute to operational efficiency and effectiveness, but they must be
adapted to the specific needs of each organization to maximize their potential as long-term
strategic tools, therefore, investment in development and maintenance in well-designed
administrative manuals is a necessity for any organization that aspires to achieve and maintain
operational excellence.
Keywords: Efficiency, standards procedures, activities, benefits, flow chart, company
INTRODUCCIÓN
En el entorno empresarial, se ha caracterizado por su constante evolución, la búsqueda de la
excelencia y la eficiencia operativa se ha convertido en una prioridad estratégica para las
organizaciones. De tal manera, los manuales administrativos se perfilan como herramientas
fundamentales para mejorar la calidad organizacional dentro de una empresa. En este contexto,
examina cómo la implementación eficaz de los manuales administrativos puede contribuir a la
estandarización de procesos, promover la consistencia operativa y optimizar la asignación de
recursos. Al investigar la relación entre los manuales administrativos y la calidad organizacional,
se pretende ofrecer una perspectiva integral que permita comprender y maximizar el potencial
de estas herramientas en la gestión empresarial contemporánea.
Cuando hablamos de los manuales administrativos para la gestión moderna, se resaltan que estos
documentos facilitan la coordinación entre departamentos, minimizan errores, agilizan la toma
de decisiones, fomentando una cultura de trabajo organizada y eficiente (1), (2), (3). Por
consiguiente, se examina la relevancia de los manuales administrativos en el contexto
contemporáneo. Se analizo sus beneficios, tipologías, características y las mejores prácticas para
su implementación, con el objetivo de proporcionar a las organizaciones una guía práctica para
maximizar el aprovechamiento de esta herramienta esencial en la optimización de la gestión
empresarial.
Para el autor (4), afirma que el manual es un registro inscrito de información e instrucciones que
conciernen al empleado y pueden ser utilizados para orientar los esfuerzos de un empleado en
una empresa. Mientras que para el autor (5), se entiende como una expresión formal de todas
las informaciones e instrucciones necesarias para operar en un determinado sector; es una guía
que permite encaminar en la dirección adecuada los esfuerzos del personal operativo.
Un manual se define como una guía de instrucciones que proporciona directrices para el uso de
dispositivos, la resolución de problemas o el establecimiento de procedimientos operativos. Los
manuales son fundamentales para transmitir información crucial que permita a las personas
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desenvolverse eficazmente en situaciones específicas. Generalmente, los manuales acompañan
a productos que son comercializados, ofreciendo soporte técnico al cliente y asegurando un uso
adecuado y eficiente del producto (1). Cuando hablamos de manual, desde otro punto de vista
es el tener una descripción del producto y de la utilización del mismo, como debe hacerse, ya sea
para obtener un buen rendimiento de éste como para dar cuenta de posibles problemas y la
forma de evitarlos (6).
Los manuales también son comunes en el ámbito del software corporativo, proporcionando una
descripción exhaustiva de todas las funcionalidades que el programa ofrece, tanto para el uso
cotidiano como para situaciones excepcionales. En este contexto, el manual sirve como una
herramienta crucial para los técnicos, facilitando la comprensión y el uso adecuado del sistema.
Sin embargo, en la actualidad es raro encontrar estos manuales en formato impreso; en cambio,
suelen estar disponibles en línea a través del sitio web de la empresa que comercializa el software
(7).
Revisión de la literatura
Los manuales administrativos son herramientas clave para la planificación, la difusión de
información y la mejora continua, además de servir como un medio de comunicación indirecta
entre los administradores y el personal destinatario de las instrucciones. Funcionan como una
fuente de consulta y un recurso de inducción, ya que establecen y detallan los procedimientos
para la ejecución de las actividades empresariales. Así, son muy útiles para reducir errores,
asegurar el cumplimiento de políticas, capacitar a nuevos empleados, y proporcionar una
integración más eficiente para aquellos que asumen nuevos roles, entre otras ventajas (8).
Tipos de manuales
Los Manuales de Organización son documentos que delinean la estructura organizativa de una
empresa, especificando las relaciones entre los puestos, la jerarquía estructural y los niveles de
autoridad y responsabilidad. Además, detallan las funciones y tareas asociadas a cada nivel
jerárquico. Estos manuales son fundamentales porque actúan como guías para el desempeño de
tareas, gestionan el grado de descentralización y aseguran consistencia en la interpretación y
aplicación de políticas. También clarifican las relaciones de autoridad y responsabilidad,
facilitando la evaluación continua y la optimización de políticas y procedimientos (9).
Sirve como una herramienta de comunicación estratégica de los planes organizacionales,
permitiendo la comparación de los cambios futuros con la estructura actual. Este documento
unifica criterios y esfuerzos, optimizando recursos para alcanzar los objetivos de la empresa.
Además, proporciona información clave sobre la visión, misión, filosofía, cultura organizacional,
objetivos y estructura de la entidad, y formaliza las relaciones laborales existentes entre los
diferentes puestos dentro de la organización (9). El manual de procedimientos tiene como
objetivo garantizar la eficacia organizacional al formalizar y estandarizar las actividades
repetitivas, optimizando así el uso de recursos. Describe de manera secuencial y ordenada cómo
llevar a cabo cada tarea. Es decir, presenta las operaciones necesarias para ejecutar las funciones
empresariales, especificando los puestos involucrados y clarificando sus responsabilidades y roles
en el proceso (10).
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El manual de políticas define las directrices que regulan la toma de decisiones en las actividades
generales de la administración. Su principal objetivo es estandarizar los criterios de actuación y
decisión, orientando a las acciones que se debe seguir en diversas circunstancias y promoviendo
una actitud proactiva entre el personal, orientados a la organización, filosofía y la cultura laboral
establecida por la alta dirección o la gerencia (10). Por último, es conveniente señalar que cada
documento puede integrarse de manera independiente, pero algunas veces en el manual de
organización se incluye como parte del mismo al manual de políticas y al de procedimientos,
aunque generalmente por el tamaño que suelen tener, aparecen en secciones diferentes del
mismo.
Tabla 1: Importancia de los manuales administrativos.
Enfoques
Importancia
Estandarización
Facilitan la uniformidad en los procesos y procedimientos, garantizando que se realicen de
manera consistente, lo que contribuye a la calidad y eficiencia operativa.
Orientación y
entrenamiento
Sirven como herramienta de capacitación para nuevos empleados, proporcionando
información detallada sobre tareas y responsabilidades, acelerando el proceso de
integración.
Comunicación interna
Mejoran la comunicación dentro de la organización al ofrecer instrucciones claras y
detalladas. Esto reduce malentendidos y promueve un ambiente de trabajo más eficiente.
Respaldo legal
Pueden servir como evidencia documentada de políticas y procedimientos, lo que puede ser
crucial en situaciones legales, al demostrar que la organización sigue estándares y
regulaciones establecidos.
Eficiencia operativa
Al proporcionar una guía clara, los manuales contribuyen a la eficiencia al reducir la
necesidad de decisiones ad hoc, minimizando errores y optimizando el tiempo y los recursos.
Control y supervisión
Permiten una supervisión más efectiva al proporcionar criterios de evaluación y estándares
medibles. Facilitan el seguimiento del desempeño y la identificación de áreas que necesitan
mejoras.
Adaptabilidad
En un entorno empresarial cambiante, los manuales permiten actualizaciones rápidas para
reflejar nuevos procesos, tecnologías o regulaciones, manteniendo a la organización
actualizada y adaptable.
Fuente: (6).
En conjunto, los manuales administrativos son una herramienta esencial para la gestión
organizacional, brindando estructura, consistencia y orientación para alcanzar los objetivos de la
empresa (12).
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Tabla 2: Teorías de los manuales administrativos.
Autores
Teoría
Henri Fayol
Su teoría se basa en los principios de la administración, donde destaca la importancia de la
planificación, organización, dirección, coordinación y control. Considera que los manuales son
esenciales para proporcionar instrucciones claras y garantizar la eficiencia en la gestión.
Frederick Taylor
Conocido por la Administración Científica, Taylor abogó por la estandarización de procesos y la
definición clara de métodos de trabajo. Su teoría se centra en la eficiencia operativa y la maximización
de la productividad a través de manuales que detallan procedimientos específicos.
Peter Drucker
Su enfoque en la gestión se centra en la eficacia organizacional. Drucker abogó por la documentación
de procesos clave y la comunicación clara a través de manuales para garantizar la coherencia y la
alineación con los objetivos estratégicos.
Stephen Covey
Autor de "Los 7 hábitos de la gente altamente efectiva", Covey resalta la importancia de la planificación
y la organización personal y profesional. Su teoría destaca la necesidad de manuales que guíen el
comportamiento y la toma de decisiones alineados con principios éticos.
Tom Peters
Coautor de "En busca de la excelencia", Peters abogó por la innovación y la atención al cliente. Su
teoría destaca la importancia de manuales que reflejen la cultura organizacional y fomenten la
creatividad y la adaptabilidad.
Fuente: (11).
Estos pensadores han subrayado la necesidad de estandarizar procesos, proporcionar orientación
clara, fomentar la comunicación interna, respaldar legalmente las prácticas organizacionales,
mejorar la eficiencia operativa, facilitar la supervisión y adaptarse a los cambios del entorno
empresarial. En última instancia, las teorías resaltan que los manuales no solo son documentos
estáticos, sino herramientas dinámicas que evolucionan con la organización, brindando
estructura y dirección para alcanzar los objetivos, al tiempo que promueven la coherencia, la
calidad y la eficacia en la gestión empresarial.
Enfoque de los manuales administrativos
Los manuales administrativos tienen como enfoque proporcionar orientación clara y detallada en
la realización de tareas y procesos dentro de una organización. Actúan como herramientas para
establecer estándares, mejorar la comunicación interna, facilitar la capacitación, adaptarse a
cambios, supervisar el desempeño y promover la eficiencia operativa (8).
Además, los manuales administrativos se destacan por su papel en respaldar legalmente las
prácticas organizacionales, proporcionar una base para la toma de decisiones informada y
fomentar la adaptabilidad a medida que la empresa evoluciona. En esencia, representan un
recurso clave para la coherencia, la calidad y la eficacia en la operación y dirección de una
organización (9). Los dos enfoques principales en el tema de los manuales administrativos son:
Estándares y procedimientos: El enfoque en establecer normas y procedimientos claros. Los
manuales se utilizan para definir y documentar los estándares que deben seguirse en las
operaciones diarias, garantizando consistencia y calidad en la ejecución de tareas.
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Comunicación y orientación: El enfoque en facilitar la comunicación interna y proporcionar
orientación. Los manuales actúan como herramientas de comunicación que aseguran que la
información relevante se transmita de manera clara y comprensible, y también sirven como guías
detalladas para la capacitación y orientación del personal. Estos enfoques se complementan para
ofrecer una dirección clara, establecer expectativas y mejorar la eficiencia operativa dentro de
una organización (6).
Avances recientes en la investigación sobre manuales administrativos
En respecto al Uso de tecnologías digitales se centra en la Incorporación de herramientas digitales
como videos, infografías y plataformas interactivas para facilitar el acceso y la comprensión de
los manuales enfocándose en la experiencia del usuario para el diseño de manuales centrados en
las necesidades y expectativas del usuario, con un lenguaje claro y conciso y personalizado de los
manuales junto con la Adaptación de los manuales a las características específicas de cada puesto
de trabajo y departamento (16).
Los manuales administrativos han experimentado una evolución significativa en los últimos años.
La incorporación de tecnologías digitales, el enfoque en la experiencia del usuario, la
personalización y la integración con otras herramientas de gestión han convertido a los manuales
en herramientas más eficientes, accesibles y relevantes para las empresas. Es importante
destacar que la implementación exitosa de los manuales administrativos requiere un proceso
cuidadoso que involucre a todos los miembros de la organización. La capacitación del personal,
la actualización regular de los manuales y la medición del impacto son factores clave para el éxito
(20). En resumen, los manuales administrativos se están transformando en herramientas más
dinámicas, adaptables y útiles para las empresas (18).
MATERIALES Y MÉTODOS
El método de investigación será a través de la recopilación de información seleccionando fuentes
como: Libros: Google Scholar, Amazon, Casa del Libro, bibliotecas físicas y digitales. Tesis y
artículos académicos: Repositorios institucionales de universidades, bibliotecas digitales, Google
Scholar, Criterios de selección con el objetivo de analizar publicaciones recientes (últimos 5 años)
sobre la temática de los manuales administrativos e identificar evidencia empírica sobre sus
beneficios en la gestión empresarial.
Definición y tipos de manuales administrativos y sus diferentes beneficios para la gestión
empresarial (eficiencia, productividad, calidad, comunicación, satisfacción del personal), junto
con la metodología para la elaboración e implementación de casos de éxito en desafíos y lecciones
aprendidas. Es decir, para abordar este tema, se ha desarrollado una metodología de
investigación que combina la revisión exhaustiva de la literatura y el análisis de casos prácticos a
través de distintas páginas web, libros digitales, cuadros comparativos etc.
Se consideraron criterios de selección de las fuentes bibliográficas como: La información debe
proceder de fuentes acreditadas y reconocidas dentro del área de estudio. Además, debe
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encontrarse estrechamente vinculada al tema de investigación y a los objetivos definidos. Y debe
estar fundamentada en metodologías de investigación rigurosas y en evidencias empíricas.
RESULTADOS Y DISCUSIÓN
Al revisar diversas fuentes en internet sobre el tema de manuales administrativos como
herramienta para la eficiencia empresarial, se encontraron resultados variados. Algunos
destacaron la importancia de manuales bien estructurados para mejorar la organización y la
comunicación interna, mientras que otros enfatizaron la necesidad de adaptar estos manuales a
entornos empresariales específicos. También se identificaron opiniones divergentes sobre la
efectividad de los manuales en entornos empresariales modernos, donde la flexibilidad y la
adaptabilidad son clave.
Efecto en productividad y reducción de errores
Los manuales administrativos bien elaborados son esenciales para optimizar la organización
dentro de las empresas. Según un estudio, las organizaciones que adoptaron manuales
exhaustivos lograron un incremento del 25% en su productividad y una disminución del 15% en
los errores operativos. Este aumento se atribuye a que los manuales proporcionan directrices
claras y detalladas sobres los procedimientos y responsabilidades, lo que permite a los empleados
ejecutar sus tareas de manera más eficiente y con un menor riesgo de cometer errores.
Fortalecimiento de la comunicación interna
La elaboración de manuales específicos para cada departamento no solo mejora la eficiencia, sino
que también potencia la cohesión del equipo. En un caso particular, se observó que las empresas
que implementaron manuales personalizados experimentaron un aumento del 40% en la
cohesión del equipo y una reducción del 20% en la rotación del personal. Esto sugiere que los
manuales actúan como herramientas de referencia que fomentan una comunicación efectiva y
un entendimiento claro de los roles y responsabilidades dentro de la organización. Lo que a su
vez contribuya a un ambiente laboral más colaborativo.
Adaptabilidad y flexibilidad en entornos dinámicos
A pesar de los beneficios evidentes, existe un debate sobre la posible rigidez de los manuales en
contexto empresariales en constante cambio, algunas de las fuentes revisadas anteriormente
sugieren que la falta de flexibilidad en los manuales puede obstaculizar la innovación. Sin
embargo, se ha demostrado que las empresas han integrado manuales digitales y adoptado
metodologías agiles que han experimentado un aumento del 30% en su agilidad operativa. Esto
indica que la clave para el éxito radica en la capacidad de adaptar los manuales a las circunstancias
específicas del entorno empresarial y a las demandas del mercado.
En resumen, aunque los manuales administrativos muestran impactos positivos significativos en
eficiencia y cohesión, la adaptabilidad sigue siendo un tema discutido en la era empresarial
moderna ya que la exploración de múltiples fuentes revela que los manuales administrativos
poseen un potencial impactante en la eficiencia empresarial. Aunque datos impresionantes
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respaldan su implementación, la adaptabilidad continúa siendo un punto de debate. La clave
parece radicar en encontrar un equilibrio entre la estructura proporcionada por los manuales y la
flexibilidad necesaria para enfrentar los desafíos cambiantes del entorno empresarial actual. En
última instancia, el éxito radica en la capacidad de las organizaciones para personalizar y
evolucionar sus manuales de acuerdo con las necesidades específicas, aprovechando así su
verdadero potencial como herramienta estratégica para la mejora continua.
DISCUSIÓN: El investigador (12), destaca la importancia de la usabilidad en los manuales digitales,
subrayando la necesidad de interfaces intuitivas y de un contenido fácilmente accesible. Este
enfoque es crucial para garantizar que los usuarios puedan interactuar de manera eficiente con
los manuales y encontrar la información que necesita sin dificultades. Mientras que (13),
proponen un modelo de diseño centrado en el usuario para la creación de manuales, con el
objetivo de mejorar la experiencia de usuario y la comprensión del contenido. De la misma
manera el autor (14), afirma que se exploran las posibilidades de la inteligencia artificial para
personalizar los manuales administrativos a las necesidades específicas de cada usuario.
La flexibilidad y adaptabilidad de los manuales son cruciales para su efectiva implementación en
diferentes contextos organizacionales (2). (15), afirman que la importancia de integrar los
manuales con otros sistemas de gestión, como los sistemas de información y las plataformas de
aprendizaje, para facilitar el acceso y la actualización de la información.
Los autores (16), discuten las posibilidades de la gamificación, la realidad aumentada y la realidad
virtual para la creación de manuales más interactivos y atractivos. (17) indica que los manuales
administrativos son herramientas fundamentales en la gestión de SIM, ya que permiten
documentar y estandarizar procesos, facilitar la toma de decisiones y mejorar la comunicación
entre los diferentes actores del sistema. Para (12), añade que los manuales administrativos
también pueden contribuir a la mejora de la eficiencia y la calidad de los servicios prestados por
el SIM.
Propone (18), que los manuales administrativos en SIM deben ser claros, concisos, precisos y
actualizados. El autor (13), afirma de la importancia de que los manuales sean accesibles para
todos los usuarios del SIM, independientemente de su nivel de conocimiento técnico. (14)
identifica la falta de recursos humanos y financieros como uno de los principales desafíos para la
elaboración e implementación de manuales administrativos en SIM. Para el autor (19), que la
resistencia al cambio por parte de los usuarios del SIM también puede ser un obstáculo
importante. Destaca el autor (20), que la tendencia hacia la elaboración de manuales digitales,
que son más accesibles, fáciles de actualizar y pueden incluir multimedia.
CONCLUSIONES
Los resultados de la investigación confirman que los manuales administrativos son una
herramienta valiosa para la mejora de la gestión empresarial. Su implementación efectiva puede
contribuir significativamente a la mejora de la eficiencia, la productividad, la calidad, la
comunicación y la satisfacción del personal. Sin embargo, la elaboración e implementación de los
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manuales debe ser un proceso cuidado y planificado que involucre a todos los miembros de la
organización.
En conclusión, el artículo científico resalta la importancia de los manuales administrativos como
herramienta fundamental para optimizar la gestión empresarial. Se evidencia que la
implementación efectiva de estos manuales contribuye a la eficiencia operativa, claridad en los
procesos y mejora en la toma de decisiones. Este enfoque sistemático promueve la coherencia
en las prácticas administrativas, facilitando la adaptación a cambios y fomentando un entorno
organizacional más efectivo y sostenible.
Tras una exhaustiva investigación basada en fuentes de internet, libros y PDF, se puede concluir
que los manuales administrativos desempeñan un papel crucial en la mejora de la gestión
empresarial. Las fuentes coinciden en destacar que estos documentos proporcionan un marco
estructurado que guía y optimiza los procesos internos de una organización. La información
recopilada resalta la importancia de la claridad y coherencia en los procedimientos
administrativos para garantizar la eficiencia operativa.
Además, la investigación respalda la noción de que los manuales administrativos facilitan la
comunicación interna y externa, fortaleciendo la comprensión de roles y responsabilidades
dentro de la empresa. La adaptabilidad a cambios organizacionales se menciona como otro
beneficio clave, según lo indicado en diversas fuentes. Asimismo, se subraya la conexión entre la
implementación efectiva de manuales y la toma de decisiones informada, contribuyendo así a un
liderazgo más efectivo.
La literatura consultada también enfatiza la necesidad de actualización continua de los manuales
para mantener su relevancia y eficacia en un entorno empresarial dinámico. En conjunto, las
evidencias recopiladas respaldan la conclusión de que los manuales administrativos son
herramientas esenciales para optimizar la gestión empresarial, promoviendo la eficiencia, la
transparencia y la adaptabilidad en un mundo empresarial en constante evolución.
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